Libros Sociales de la Empresa
Los libros sociales de una sociedad mercantil son la evidencia escrita de toda la historia de la empresa. En ellos se plasman, entre otras cosas, los aumentos y/o disminuciones del capital contable, las ventas de activos fijos, las entradas y salidas de socios, la venta de acciones.
Los libros sociales con los que debe contar obligatoriamente una Sociedad Mercantil son los siguientes.
- Libro de actas de asamblea de accionistas.
- Libro de registro de accionistas.
- Libro de variación en el capital contable.
- Libro de sesiones del consejo de administración.
La obligación de contar con los libros se encuentran regulados por el Código de Comercio[1] y correlacionados con la Ley General de Sociedades Mercantiles[2].
Atendiendo a la obligación fiscal los citados libros son parte integrante de la contabilidad de la sociedad, tal y como lo establece el artículo 28 penúltimo párrafo del Código Fiscal de la Federación, luego entonces de no tenerse o en su caso de no presentarlos en un ejercicio de facultades de comprobación, la empresa sería sujeta a la aplicación de multas[3] por no llevar contabilidad conforme a las disposiciones fiscales. Así mismo, el Código de Comercio estable una multa en su artículo 37.[4]
El 14 de junio de 2018 se publica en el Diario Oficial de la Federación la reforma de los artículos 73 y 129 de la Ley General de Sociedades Mercantiles. Esta reforma señala que entrará en vigor a los seis meses contados a partir del día siguiente de su publicación en el Diario Oficial de la Federación, es decir, el día 15 de diciembre de 2018.
Con la adición de la citada reforma se establece que la inscripción de los accionistas a que se refiere el primer párrafo del artículo 128 la obligación de publicar un aviso en el sistema electrónico establecido por la Secretaría de Economía conforme a lo dispuesto en el artículo 50 Bis del Código de Comercio y las disposiciones para su operación, y se señala que esta información será confidencial, a menos que sea solicitada por autoridades administrativas o judiciales en el ejercicio de sus respectivas facultades.
Con base en lo anterior, los sujetos obligados son: Por una parte la empresa a inscribir en su libro de registro de accionistas a las personas dueñas de las acciones y así mismo presentar el aviso correspondiente y por otra, dar de alta al accionista en el registro electrónico se deben de contar con los mismos datos que se requieren para inscribirlo en el libro de accionistas de la sociedad; con la salvedad que para poderlo realizar la empresa deberá contar con la Firma Electrónica Avanzada (FIEL).
La reforma señala no establece un plazo especificó para cumplir con esta obligación, sin embargo, ésta entra en vigor a partir del 15 de diciembre de 2018, como se señaló anteriormente.
Ahora bien, tampoco existe disposición expresa que sancione la falta de registro, sin embargo, es muy importante llevar a cabo dicha inscripción, pues ésta ofrece seguridad a los propios accionistas ante eventualidades legales, puesto que al presentar dicho aviso el accionista tendrá la certeza legal que el propio registro ofrece, pues ante cualquier contingencia los accionistas podrán oponer sus derechos plenamente acreditados mediante el referido registro.
Por otra parte, el primer párrafo del artículo 129 de la Ley General de Sociedades Mercantiles no indica que sea optativo, por lo que puede darse el caso de que los derechos del accionista sean desconocidos por un tercero solamente por la falta de presentación del aviso correspondiente, además que consideramos que por ser un trámite gratuito y las garantías de confidencialidad la propia disposición legal que ofrece el propio artículo no tiene lógica dejar de realizarlo.
En resumen de lo anterior, es de suma importancia llevar adecuadamente los libros sociales de las empresas, puesto que otorga una gran tranquilidad a los socios y/o accionistas de las Sociedades Mercantiles, toda vez que éstos dan certeza jurídica de la empresa, así como también pueden servir de evidencia ante las autoridades fiscales (además de que forman parte de su contabilidad), o en un juicio mercantil, legal o fiscal.
Ante la importancia a que hacemos referencia Herrera Andrio & Asociados ofrece como parte de sus servicios, la revisión de libros sociales de las empresas y en su caso, la regularización de éstos, elaborando las actas de asamblea ordinarias o extraordinarias necesarios para mantener al día esta obligación fiscal, mercantil y comercial.
Nos mantenemos a sus órdenes.
[1] Código de Comercio: artículos 3, 16, 34, 36, 37, 38, 41, 43, 44, 45 y 46.
[2] Ley General de Sociedades Mercantiles: artículos 10, 113, 128, 129, 158, 194, 216 y 219.
[3] Código Fiscal de la Federación: artículo 83, fracciones II y III, con relación al 84, fracción II (Montos De $330.00 a $7,570.00.
[4] Todos los registros a que se refiere este capítulo deberán llevarse en castellano, aunque el comerciante sea extranjero. En caso de no cumplirse este requisito el comerciante incurrirá en una multa no menos de 25,000.00 pesos